Een debiteur, juridisch schuldenaar, is een persoon die een verplichting heeft ten opzichte van een ander. Na het sluiten van een tweezijdige overeenkomst, maar voordat er prestaties zijn geleverd, zijn beide partijen meestal zowel schuldeiser als schuldenaar. Nadat de ene partij haar prestatie heeft geleverd en de andere nog niet, is de eerstgenoemde partij alleen schuldeiser en de andere alleen schuldenaar.

Een debiteur is bijvoorbeeld een klant die nog moet betalen. In de boekhouding is een debiteur een persoon of een bedrijf dat moet betalen voor geleverde goederen of diensten. Tegenover de debiteur staat de crediteur.

Vorderingen op debiteuren worden op de balans van een onderneming opgenomen onder de vlottende activa, aan de debetkant. Bij een verkoop op rekening wordt de vordering geboekt op het moment dat het goed is geleverd of de dienst is verricht en is gefactureerd; pas op het moment dat de klant betaalt, daalt de post debiteuren en stijgt de post liquide middelen.

Binnen het geheel van vorderingen wordt onderscheid gemaakt tussen handelsvorderingen, die voortkomen uit de gewone bedrijfsvoering (verkoop van goederen of diensten), en overige vorderingen, zoals vorderingen op personeel, op de fiscus of op verbonden ondernemingen. De term debiteur wordt in de praktijk meestal gebruikt voor de eerste groep.

In een groot bedrijf worden debiteuren bijgehouden op een speciaal deel van de financiële administratie, de debiteurenadministratie, die vaak samenvalt met de klantadministratie. De operationele opvolging van openstaande posten, het versturen van aanmaningen en het innen van betalingen wordt het debiteurenbeheer genoemd.

Een debiteur wordt aangemerkt als dubieuze debiteur als het de vraag is of de vordering nog (geheel) zal worden voldaan. Voor het verwachte verlies wordt dan een voorziening gevormd, de voorziening dubieuze debiteuren, die als afslag op de post debiteuren in de balans wordt opgenomen. Wordt later duidelijk dat de vordering definitief niet wordt betaald, dan wordt het bedrag afgeboekt; vindt er alsnog betaling plaats, dan wordt de eerder gevormde voorziening teruggenomen.

Onder de internationale verslaggevingsstandaard IFRS 9 worden handelsvorderingen gewaardeerd volgens het model van de verwachte kredietverliezen (expected credit losses). Voor handelsvorderingen, contractactiva en leasevorderingen geldt een vereenvoudigde benadering waarbij direct bij de eerste opname een voorziening wordt getroffen voor de over de gehele looptijd verwachte kredietverliezen, zonder dat eerst hoeft te worden vastgesteld of het kredietrisico significant is toegenomen.^[1] In de praktijk wordt deze voorziening vaak bepaald aan de hand van een ouderdomsanalyse, waarbij per leeftijdsklasse van openstaande facturen een historisch verliespercentage wordt toegepast.^[1]

De betalingstermijn is de periode die de debiteur heeft om de factuur te voldoen. Tussen bedrijven (B2B) geldt op grond van Europese regelgeving in Nederland een maximale betalingstermijn van 60 dagen; is geen termijn afgesproken, dan geldt een wettelijke termijn van 30 dagen. Voor de overheid en voor grote ondernemingen die inkopen bij het midden- en kleinbedrijf geldt een maximumtermijn van 30 dagen.^[2]

Wordt de factuur niet op tijd betaald, dan heeft de schuldeiser recht op een standaardvergoeding van 40 euro, op vergoeding van redelijke incassokosten en op wettelijke rente over de periode dat de betaling uitblijft.^[2]

Een ondernemer die het factuurstelsel toepast, draagt de op de factuur vermelde btw af in het tijdvak van facturering, ook als de klant nog niet heeft betaald. Wordt de vordering vervolgens (gedeeltelijk) oninbaar, dan kan de eerder afgedragen btw worden teruggevraagd. Volgens de regels van de Belastingdienst wordt een vordering in elk geval als oninbaar beschouwd één jaar na de uiterste betaaldatum die met de klant is afgesproken; is geen termijn afgesproken, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen. Wordt eerder duidelijk dat de vordering niet wordt voldaan, bijvoorbeeld door faillissement van de klant, dan kan de btw al op dat moment worden teruggevraagd.^[3]

Wordt een eerder oninbaar verklaarde vordering later alsnog (deels) voldaan, dan moet de btw over het ontvangen deel opnieuw worden afgedragen in het aangiftetijdvak van de betaling.^[3]

Ondernemers kunnen het risico van wanbetaling op verschillende manieren beperken. Voorafgaand aan de levering kan de kredietwaardigheid van een nieuwe klant worden beoordeeld met informatie van de Kamer van Koophandel, handelsinformatiebureaus of waarschuwingslijsten. Tijdens de looptijd van de relatie worden afspraken vastgelegd in opdrachtbevestigingen en algemene voorwaarden. Na levering bewaakt het debiteurenbeheer de tijdige betaling met betalingsherinneringen, aanmaningen en zo nodig inschakeling van een incassobureau of gerechtsdeurwaarder.^[2]

Aanvullende instrumenten zijn factoring, waarbij de vordering wordt overgedragen aan een gespecialiseerd bedrijf, en kredietverzekering, waarmee een deel van het debiteurenrisico bij een verzekeraar wordt belegd.

• Crediteur
• Debiteurenbeheer
• Handelsvordering
• Factoring
• Werkkapitaal
• Kasstroom