AMODIT

Logo programu
Autor	Astrafox Sp. z o.o.[1]
Rodzaj	System zarządzania procesami biznesowymi (BPM), system zarządzania przepływem pracy (workflow), platforma low-code
Licencja	SaaS, on-premises[2]
Strona internetowa

AMODIT – system informatyczny klasy workflow do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów i procesami biznesowymi^[3]. Działa jako platforma low-code, umożliwiając projektowanie aplikacji biznesowych bez konieczności programowania^[4]. Producentem systemu jest polska firma Astrafox sp. z o.o.^[1]

System jest wykorzystywany m.in. przez polską administrację publiczną do obsługi naboru wniosków o dofinansowanie^[5].

System AMODIT został wprowadzony na rynek przez firmę Datacom Software sp. z o.o., która od 2014 nosi nazwę Astrafox Sp. z o.o.^[6] i został opisany jako innowacyjne rozwiązanie, które wykorzystuje techniki sztucznej inteligencji do modelowania przepływów pracy^[6]. Za rozwój i dystrybucję oprogramowania odpowiada polska firma Astrafox Sp. z o.o.^[1] Nazwa AMODIT jest akronimem od słów Adaptacyjne Modelowanie Obiegu Dokumentów Inteligentna Technologia^[7].

System AMODIT jest wykorzystywany przede wszystkim w średnich i dużych przedsiębiorstwach oraz instytucjach publicznych. Korzystają z niego organizacje z różnych sektorów gospodarki, w tym handlu detalicznego, farmacji, logistyki, usług, a także administracja rządowa i samorządowa^[8][9].

Zastosowanie systemu koncentruje się na wsparciu działów^{[10][11][12][13][14]}:

• finansów (m.in. obieg faktur, rozliczenia, kontrola kosztów)^[10],
• HR (np. onboarding, wnioski urlopowe, delegacje, szkolenia)^[11],
• administracji (np. obieg dokumentów, wnioski wewnętrzne, zarządzanie korespondencją)^[14],
• prawnego (np. obsługa umów, aneksów, akceptacje formalne)^[12],
• IT (np. obsługa zgłoszeń, procesy serwisowe, zarządzanie dostępami)^[13],
• rozwiązań branżowych specyficznych dla danej organizacji (np. reklamacje, inwestycje, procedury jakościowe, procesy logistyczne)^[7].

AMODIT został zaprojektowany w celu automatyzacji powtarzalnych zadań biurowych. Według dokumentacji technicznej, jego architektura opiera się na kluczowych komponentach typowych dla systemów workflow^[15]:

• Silnik Workflow (Workflow Engine) – centralny moduł odpowiedzialny za sterowanie przepływem zadań i informacji w czasie rzeczywistym.
• Menedżer procesów (Process Manager) – narzędzie do graficznego projektowania, modyfikowania i zarządzania procesami biznesowymi.
• Menedżer dokumentów (Document Manager) – odpowiada za przechowywanie, wersjonowanie i trasowanie dokumentów w organizacji.
• Escalation Manager – zautomatyzowany moduł uruchamiany, gdy zadanie nie zostanie wykonane w określonym czasie^[15].
• Silnik Reguł (Rules Engine) – silnik oparty na własnym języku skryptowym, który pozwala realizować bardziej zaawansowane reguły biznesowe oraz integracje.

System jest platformą typu low-code, co oznacza, że tworzenie logiki biznesowej i formularzy odbywa się za pomocą interfejsu graficznego (drag-and-drop) i nie wymaga pisania kodu^[4]. Według deklaracji producenta, system wykorzystuje elementy sztucznej inteligencji do analizy danych i optymalizacji procesów^[3].

Do podstawowych funkcji systemu należą m.in.^[7]:

• definiowanie i uruchamianie procesów obiegu dokumentów i wniosków,
• automatyczne kierowanie spraw zgodnie z ustalonymi regułami,
• obsługa wersjonowania i archiwizacji dokumentów,
• integracja z systemami zewnętrznymi (m.in. ERP, CRM, poczta elektroniczna, Active Directory),
• raportowanie i analityka procesowa,
• narzędzia wspierające zgodność z wymogami audytowymi i regulacyjnymi.

System wykorzystuje także mechanizmy sztucznej inteligencji, obejmujące m.in.^[16]:

• rozpoznawanie dokumentów (OCR) i automatyczne odczytywanie danych z faktur, umów czy załączników,
• asystenta AI wspierającego użytkowników w konfiguracji procesów i formularzy,
• analizę ścieżek procesowych w celu identyfikacji wąskich gardeł oraz wykrywania anomalii,
• generowanie dokumentacji i podsumowań procesów w języku naturalnym,

Technologia systemu opiera się na architekturze klient–serwer z wykorzystaniem platformy .NET oraz bazy danych MySQL lub Microsoft SQL Server. Interfejs użytkownika został zbudowany w technologii webowej, co umożliwia dostęp przez przeglądarkę internetową bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania^[7].

System AMODIT oferuje rozbudowane możliwości integracji z wieloma zewnętrznymi systemami i usługami, co umożliwia efektywną automatyzację procesów oraz wymianę danych między aplikacjami. Obsługiwane technologie obejmują m.in. REST API, SOAP, widoki SQL, pliki płaskie (flat files), tabele pośrednie, słowniki zewnętrzne czy rejestry zewnętrzne^[17].

Integracje z systemami biznesowymi:

• systemy ERP: w tym Comarch ERP XL, Comarch Optima, Symfonia; wymiana danych (faktury, zamówienia, słowniki) odbywa się za pomocą słowników zewnętrznych, tabel pośrednich, widoków SQL lub API (CallRest / SOAP)^[18],
• systemy CRM oraz systemy DMS: integracja przez REST/SOAP API.

Integracje z usługami referencyjnymi i urzędowymi:

• Biała lista VAT Ministerstwa Finansów, baza VIES, dane z GUS – automatyczne walidacje i potwierdzenia danych kontrahentów wiki.amodit.com,
• integracja z KSeF (Centralny System e-Faktur) za pomocą zewnętrznego konektora AF KSeF^[18].

Integracje z narzędziami pocztowymi i korespondencją:

• obsługa poczty przychodzącej przez IMAP, POP3, EWS oraz wychodzącej (SMTP, EWS)^[18],
• moduł e-Doręczenia Poczty Polskiej: odbiór i wysyłka dokumentów elektronicznych, pełna integracja z systemem obiegu dokumentów^[19],
• integracje z firmami kurierskimi DHL, FedEx: generowanie przesyłek, etykiet, śledzenie statusów i zarządzanie nadaniami wprost z aplikacji^[18].

Integracje z usługami OCR i AI:

• platformy OCR takie jak Skanuj.to oraz ABBYY FlexiCapture (XML): automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych z dokumentów^[18],
• współpraca z platformą AI Alphamoon: klasyfikacja dokumentów i ekstrakcja danych (AI-OCR), które trafiają bezpośrednio do formularzy AMODIT^[20].

Integracje związane z uwierzytelnianiem i podpisami:

• synchronizacja kont użytkowników z Active Directory lub Azure AD, możliwość uwierzytelniania z pomocą OAuth, OpenID lub SAML (m.in. Google, Microsoft, Facebook)^[18],
• AMODIT TrustCenter – usługa do elektronicznego podpisu dokumentów zgodna z eIDAS, dostępna przez REST API, umożliwiająca podpisywanie dokumentów zarówno z AMODIT, jak i innych systemów^[21],
• integracja z Azure Key Vault w celu bezpiecznego przechowywania kluczy, certyfikatów i haseł, zwiększająca poziom zabezpieczeń i zgodność z regulacjami^[22].

System AMODIT jest wykorzystywany zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym.

Najbardziej udokumentowanym wdrożeniem jest wykorzystanie systemu przez Ministerstwo Sportu i Turystyki w Polsce^[8]. Od co najmniej 2016 roku Ministerstwo używa platformy opartej na AMODIT do obsługi naboru i rozpatrywania wniosków o dofinansowanie w ramach programów rządowych, m.in. Programu KLUB oraz programów dotyczących rozwoju infrastruktury sportowej^[5][23]. Za pośrednictwem systemu złożono kilkadziesiąt tysięcy wniosków od klubów sportowych i innych organizacji^[5].

System jest również stosowany do automatyzacji standardowych procesów biznesowych, takich jak:

• Elektroniczny obieg faktur i korespondencji^[10].
• Zarządzanie umowami i zamówieniami^[24].
• Podpisy elektroniczne^[25].
• Obsługa wniosków pracowniczych (np. urlopowych)^[11].
• Przechowywanie dokumentacji pracowniczej^[11].
• Procesy rekrutacyjne^[11].

System AMODIT jest dostępny w ramach platformy Microsoft AppSource, gdzie klasyfikowany jest jako rozwiązanie do zarządzania procesami biznesowymi. Oferowany jest w modelu subskrypcyjnym (SaaS) oraz w wersji do instalacji na serwerach klienta (on-premises)^[2].

Podczas intensywnego użytkowania systemu w okresach naboru wniosków, Ministerstwo Sportu i Turystyki publikowało komunikaty informujące o możliwym spowolnieniu działania platformy z powodu dużego obciążenia. Zalecano w nich, aby nie odkładać składania dokumentów na ostatnią chwilę^[26].